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认识到的采购付费(P2P)进程在支持组织的采购和付款的基于网络的应用程序中反映出来。

新的认识自动采购待支付解决方案(CAPPS)是公司的主要购买方法。大多数产品和服务要求都通过使用该系统发出购买订单来满足。

购买订单只能为已由认知的全球采购团队添加到供应商数据库的供应商创建和发布。

合同或定价协议是一项二次购买方法,为公司提供了至少总成本对于通常从认知的外部首选供应商订购的大多数产品和服务。认识全球采购团队是唯一授权谈判和实施公司范围折扣定价协议的部门。

付款条件是在每个供应商的CAPPS系统内建立。供应商采购订单发票,即应付账款部门处理的账款将反映这些条款。系统根据应付账款部门收到物理发票的日期来计算付款截止日期。如果发票与采购订单(PO)匹配,则应付帐款不会指定付款日期,因为该过程完全是系统驱动的。例如,应付账款部门于2014年7月9日收到供应商发票。发票于2014年7月1日日期为7月1日。应付账款于2014年7月10日进入CAPPS或Catalyst系统。如果付款条款是“净30”,则会进入CAPPS或Catalyst系统。该系统将自动计算2014年8月8日的付款截止日期。

所有供应商所有供应商都需要通过电子数据交换(EDI)启用的供应商以电子方式发送。对于启用EDI和非EDI的供应商,需要将物理发票发送到应付账款部门。然后,所有发票都是映像 - 启用图像,并自动与PO匹配。CAPPS或Catalyst系统中有发票可供申购人和采购买方。如果有的话,供应商可以查看其状态和流程或协调争议。

如果发票不能与PO和处理过的匹配,请求管理员或购买者从全球AP帮助台收到一封电子邮件。通过登录CAPPS或Catalyst系统并指示应付帐款或通过发布有关发票的行动,可以查看发票,或者购买者可以查看发票。单独的工作流程设计用于处理此类无与伦比或有争议的发票。全局AP帮助台通过使用工作流操作来路由和队列发票进行处理,启用发票处理。

P2P过程流程图

有效且有效的业务流程需要购买请求者,采购团队,供应商和应付账款之间的大量协调。